Naam, contactgegevens en de vertegenwoordiger(s) van de organisatie
Party Q Events

  • Telefoon
    085-3010040
  • E-mail
    info@partyqevents.nl
  • Adres
    Rivium Boulevard 301-320
    2909 LK Capelle aan den IJssel

Deze mensen hebben uit naam van hun functie en ten behoeve van de uitvoering van hun werk, toegang tot uw persoonlijke gegevens.

Daarnaast hebben ook toegang tot uw gegevens (dmv een beveiligde https-verbinding):

  • Onze accountant, zij hebben ook inzicht in onze boekhouding en daarmee toegang tot alle gegevens.
  • Betrokken DJ’s en/of artiesten zullen namen en telefoonnummers ontvangen ter bevordering van de samenwerking tijdens het evenement.

Register van Verwerkingsactiviteiten & Databeveiliging

De Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) als die is aangesteld

De verschillende type persoonsgegevens en waarvoor deze worden verwerkt
Debiteuren:
Naam en adresgegevens als wel als telefoon en email; ten behoeve van het kunnen doen van offertes en facturering voor en persoonlijke begeleiding tijdens evenementen. Debiteuren worden tijdens het proces meermalen op de hoogte gesteld van hun rechten onder de AVG-GDPR.

Crediteuren:
Naam en adresgegevens als wel als telefoon en email en ook Bank-, BTW- en KVK-nummers; ten behoeve van het kunnen doen van inhuur aanvragen en betaling voor en persoonlijke begeleiding tijdens evenementen. Crediteuren worden tijdens het proces meermalen op de hoogte gesteld van hun rechten onder de AVG-GDPR. 

Overige relaties:
Naam en adresgegevens als wel als telefoon en email; ten behoeve van een (toekomstige) zakelijke samenwerking. Deze relaties worden op de hoogte gesteld van hun rechten onder de AVG-GDPR.

De termijn waar binnen de gegevens worden bewaard
In feite worden alle gegevens in beginstadium van de samenwerking verzameld en actief bewaard en gemuteerd tot aan een evenement. Bij vaste relaties kan dat betekenen dat deze gegevens jarenlang bewaard en bijgewerkt worden. Bij eenmalige opdrachten worden de gegevens na uitvoering van een evenement nog bewaard voor marketing doeleinden met als doel een eventuele vervolgboeking. Echter, iedereen wordt bij aanvang op de hoogte gebracht dat gegevens geanonimiseerd kunnen worden wanneer de samenwerking stopt.

De categorieën van ontvangers aan wie we de persoonsgegevens eventueel verstrekken
Alle gegevens zijn in principe alleen toegankelijk voor kantoormedewerkers van Ambitious zoals hierboven aangegeven. Echter, op moment van uitvoering van het evenement is het zeer praktisch en ook in het belang van alle betrokkenen, als er namen en telefoonnummers van contactpersonen onderling worden gedeeld.

Algemene beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen die zijn genomen om persoonsgegevens die Ambitious verwerkt, te beveiligen
Alle verzamelde persoonsgegevens worden bewaard in online databases welke worden gehost op een HTTPS-platform zijnde Rentman voor offertes, boekingen en planningen,  Exact Online voor de financiële boekhouding en The Feedback Company voor referenties.

Daarnaast worden er aanvullende Word, Excel en foto-/videobestanden inzake evenementen bewaard op een online datacenter Stack.com welke tevens is beveiligd op een HTTPS-platform.

De financiële gegevens binnen Exact Online hebben naast de reguliere inlogprocedure tevens een 2-weg verificatiesysteem als extra beveiliging.

Databeveiligingsprocotol
Ambitious is bewust van de verantwoordelijkheid voor de persoonlijke gegevens van zijn relaties. Daarom is ook bewust gekozen om puur met HTTPS-databases te werken.

Mocht er onverhoopt toch een hiaat in de beveiliging worden geconstateerd, zal door de FG direct met de betreffende hosting-maatschappij contact worden opgenomen om alle toegang af te sluiten tot het probleem verholpen is. Daarnaast zal uitvoerig worden onderzocht welke gegevens eventueel kwetsbaar zijn geweest en de eigenaars van deze gegevens zullen hiervan direct op de hoogte worden gesteld.

Vragen en feedback
We controleren regelmatig of we aan dit privacybeleid voldoen. Als u vragen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen.